TIETOSUOJASELOSTE

Oulun Työväen Palloilijat r.y. Nuottasaarenkatu 12 90400 Oulu

(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Timo Liimatta

Nuottasaarenkatu 12 90400 Oulu

toimisto.otp@gmail.com

1. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1. Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito
Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
Sähköinen jäsenviestintä
Analysointi ja tilastointi
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
2.2.Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa tapauksissa, joissa lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietoa kerätään pääasiassa seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Analysointi ja tilastointi
Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
Sisällöt ja niiden personointi
3.Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1.Jäsenrekisteri ja Pelaajarekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
mahdolliset luvat ja suostumukset
jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
3.2.Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
4.Säännönmukaiset tietolähteet

4.1.Jäsenrekisteri ja Pelaajarekisteri

jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä
evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
Suomen Palloliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä (esim. Taso)
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
4.2.Asiakasrekisteri

rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
seuran jäsenrekisteristä,
seuran käyttämän lipunvälittäjän lipunmyynti- ja kulunvalvontajärjestelmästä,
erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
5. Evästeet

Käytämme kotisivuillamme evästeitä. Evästeillä viitataan pieniin tekstitiedostoihin, joita selain tallentaa käyttäjän laitteelle.

Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttökokemusta ja tuottaaksemme analytiikkaa. Tämän vuoksi kotisivullamme käytetään kolmansien osapuolten, kuten Google Analyticsin evästeitä. Evästeiden tuottamaa tietoa ei käytetä kävijän tunnistamiseen.

Evästeiden hyväksyminen ei ole täysin välttämätöntä, mutta niiden salliminen parantaa käyttökokemusta. Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tai estää evästeiden käytön päätelaitteensa asetuksista. Tämä saattaa kuitenkin vaikuttaa sivun toimivuuteen.

Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan niiden omia tietosuojakäytäntöjä.

1. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

1. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

8.Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Voit pyytää tietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöömme.
Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan Visma Financial Solution Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja Visma Groupin noudattamasta tietosuojakäytännöistä voit saada osoitteesta https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

9.Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle mm. urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteestahttps://www.palloliitto.fi/tietosuoja/. Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
10.Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Oulun Työväen Palloilijat r.y. / Tietosuoja
Nuottasaarenkatu 12 90400 Oulu

tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto.otp@gmail.com

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa toimiston aukioloaikojen puitteissa
Nuottasaarenkatu 12 90400 Oulu

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto.otp@gmail.com Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto.otp@gmail.com

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto.otp@gmail.com

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto.otp@gmail.com

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

11.Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.